研究生档案是研究生培养工作的重要依据。研究生申请学位材料和学位论文的完整、正确填写、保存和归档，是培养研究生严谨、科学的工作态度的重要环节。为加强研究生档案管理的规范化、制度化，发挥院系及所辖学科、导师和研究生做好研究生档案工作，特制定本规定。

一、档案内容

（一）院系所辖学科的研究生档案

1.研究生学院下发的研究生培养工作相关文件。

2.导师相关材料，包括有关文件及导师信息的及时更新等。

3.研究生日常管理。包括研究生导师带教、经费使用、研究生考勤、研究生党团活动、研究生奖惩情况等行政及党务工作等。

4.研究生培养与指导。包括研究生培养计划及执行情况、研究生参加学术活动记录、研究生课题申报相关材料、开题、中期考核、预答辩和学位论文审核及答辩等环节的相关材料（如，集中统一上报的申请、开题、预答辩和答辩的会议记录、中期考核总结、学位论文审核结果统计及总结等）、课程学习和考核情况（含试卷及成绩统计）、学科具体承担和完成的研究生教学相关材料等。

5.研究生毕业后跟踪调查。包括研究生毕业后的工作去向、联系方式、毕业研究生以在学期间科研为基础而撰写发表的“徐州医科大学”产权归属的论文等。

6. 其它与研究生工作相关的材料。

（二）研究生个人档案（先由导师和学科集中，院系审查，经研究生学院汇总，呈报校学位评定委员会审核，进入校档案馆归档保存）。

1.研究生个人培养计划。

2.开题材料。包括课题设计书、科研设计审议表（一式三份）、综述、文献综述评议表（一式三份）、开题报告记录（含过程、环节记录）和开题报告评分表（一式三份）。

3.中期考核表。

4.毕业申请。

5.预答辩材料。包括预答辩记录（含过程、环节记录）和预答辩质量评议表（一式三份）。

6.《研究生学位论文答辩申请书》。

7.《研究生思想政治鉴定表》、《学位论文答辩会议记录和决议书》和答辩表决票（贴于《学位论文答辩会议记录和决议书》后）。

8.学位申请书、《硕士学位审批书》（全日制是一式两份；非学历教育是一份）、《毕业研究生登记表》（仅限于全日制研究生）。

9.研究生科研工作及培养过程相关资料。课程成绩单、科研实验记录本、临床实践记录本（临床医学专业硕士）、临床实践成绩册（临床医学）和其他材料（包括在学期间科研记录资料如照相底片、磁盘、声像等）。

10.完整的学位论文（纸质版一式两份，电子版上传至校档案馆和图书馆）、学位论文评阅意见书（一式三份）、《学位论文修改情况表》、研究生在学期间公开发表的有“徐州医科大学”产权归属的论文。

11.研究生本人签名的学位信息核对表（领取学位证书时上交）。

12.须特例备案的其他材料。

二、归档方法

院系和学科应按照我校硕士研究生培养各环节要求的时间，及时领取和督促研究生上交相关材料，并按程序和要求完成归档工作。归档材料入档步骤：

1.研究生向导师提交有关材料，经导师审阅、签字。

2.学科收集上述有关材料，经院系审查和签字。

3.研究生学院汇总、审核后，报校学位评定委员会审批，入校档案馆归档保存。

三、档案管理

导师是研究生学位材料和学位论文档案的监督者和责任人。

1.导师要经常检查研究生档案的形成过程。严格遵照科研程序，及时记录有关情况，定期检查进展结果。

2.院系要随时督查研究生档案的材料质量。

3.研究生学院组织抽查研究生档案工作。开展院系工作考评，其结果纳入学科评估指标内容。

研究生应按照统一要求，必须使用黑色或蓝黑色墨水，完整填写学位材料表格。不随意涂改。字迹要工整、清晰，词语要正规、明确，内容要客观、真实，标点要准确、合理。

研究生上报的学位材料，如有虚假不实之处，将依据学籍管理规定和违纪处分条例处理，严重者取消授予的硕士学位资格，并通报批评。

校档案馆负责研究生学位档案的验收、核定工作。

毕业研究生只有交齐上述规定的成档材料，并经研究生学院和校档案馆及其他相关部门确认、同意后，才能办理离校手续。

四、本规定由研究生学院负责解释，自公布之日起实施。